ENTRE EM CONTATO CONOSCO
- (21) 2719-9607 / 97188-5529 (WhatsApp)
- sds@sds-ac.com.br
- Rua Luiz Leopoldo Fernandes Pinheiro
- Nº 555, Sala 307, Centro, Niterói, RJ
- CEP: 24.030-127
Dúvidas e Dicas
FONTE: SECOVI SP
São diversos os documentos existentes no condomínio. O prazo de guarda dos documentos administrativos, fiscais e bancários é de 10 (dez) anos, já que este é o prazo prescricional para a cobrança das dívidas do condomínio regularmente aprovadas, nos termos do art. 205 do novo Código Civil. Quanto às demais modalidades de documentos, caberá ao síndico observar o prazo de guarda exigido por lei, caso a caso.
Livros recomendados:
Livro de atas das assembléias;
Livro de reclamações e sugestões;
Livro de registro de empregados;
Livro de inspeção do trabalho;
Esses livros devem apresentar termos de abertura e de encerramento, assinados e rubricados.
O condomínio não é considerado pessoa jurídica, sendo dispensada a declaração de imposto de renda.
CADASTRO NACIONAL DAS PESSOAS JURÍDICAS - CNPJ
De acordo com a Instrução Normativa da Secretaria da Receita Federal Nº. 87, de 84, os condomínios que auferirem rendimentos de capital ou que pagarem rendimentos sujeitos a retenção na fonte estão obrigados à inscrição no CNPJ, apresentando os seguintes documentos:
- Convenção do condomínio registrada em cartório;
- Ata da assembléia que elegeu o síndico;
- Ficha de Inscrição Cadastral - FIC, que pode ser adquirida em papelaria;
- Cópia do CPF do responsável (síndico) que assinar a FIC.
Dar entrada da FIC, devidamente preenchida, em agência da Receita Federal na jurisdição à qual pertence o condomínio.
A Receita Federal disponibiliza em seu site (ver endereço no final deste manual) o Programa de Auto-Regularização de Situação Fiscal - PAR, por meio do qual os condomínios podem normalizar sua situação perante o fisco e obter a liberação de cartões do CNPJ, dentre outros serviços.
O candidato a síndico não poderá possuir pendência ou irregularidades junto a Receita Federal, pois isso inviabilizará a obtenção ou regularização do CNPJ.
CADASTRO DE CONTRIBUINTES DO MUNICÍPIO - CCM
Consultar a legislação do seu Município para verificar a obrigatoriedade do cadastro ou não do condomínio junto à Prefeitura local.
Todavia, ao contratar um prestador de serviços deverá verificar se ele é inscrito na prefeitura CCM, pois, não sendo, o condomínio terá de recolher o Imposto Sobre Serviços - ISS sobre o valor cobrado pelos serviços prestados (o condomínio não precisa ser inscrito no CCM para efetuar o recolhimento).
Terminado o mês, a administradora (ou o síndico) comumente apresenta um demonstrativo financeiro de contas detalhado, referente ao mês anterior. Todos os documentos comprobatórios deverão ter o visto do síndico e a pasta deverá ser analisada pelos membros do conselho.
A pasta conterá também informações sobre quotas em atraso, multas recebidas, saldos bancários, saldos em poupança e aplicações, posição do Fundo de Reserva, da conta benfeitorias, etc.
Um resumo, de no máximo duas folhas, poderá ser enviado a cada condômino.
Despesas extraordinárias são os gastos imprevistos ou destinados com benfeitorias, ambos nas áreas de uso comum:
Emergência;
Vazamentos Desentupimentos das prumadas;
Substituição de bombas d'água;
Troca ou substituição de equipamentos;
Benfeitorias;
Reformas (garagem, piscinas etc.);
Aquisição de equipamentos (academia de ginástica, central telefônica etc.
Ordinárias
As despesas ordinárias são as consideradas rotineiras e necessárias ao funcionamento e manutenção do condomínio, as quais são pagas pelos condôminos e, em havendo locação, pelos inquilinos:
Pessoal
Salários Férias
13º salário
Rescisões contratuais de trabalho
Encargos Sociais
INSS
FGTS
PIS
INSS de contribuintes individuais (antigos autônomos)
Consumo
Água
Energia elétrica das áreas comuns
Gás
Telefone de uso exclusivo do condomínio
Manutenção e Conservação
Elevadores
Bombas
Portões automáticos
Interfones
Piscina
Jardim
Antena coletiva
Recarga de extintores
Lavagem das caixas d´àgua e gordura
Desinsetização das áreas comuns
Administrativas
Impressos, cópias e correio
Isenção do síndico
Despesas bancárias
CPMF
Honorários administrativos
Materiais
Materiais de limpeza e Higiene
Uniformes
EPIs - Equipamentos de Proteção Individual
Seguro
Apólice de Seguro
Pode ser provisionado, no orçamento, uma arrecadação destinada a constituir um fundo de reserva na forma prevista na Convenção. A constituição do fundo de reserva é de responsabilidade do proprietário da unidade. Caso haja necessidade de reposição total ou parcial do fundo de reserva, devido à utilização no custeio ou complementação das despesas ordinárias do condomínio, a responsabilidade é do inquilino, salvo se referente a período anterior ao início da locação.
O fundo de reserva deve ser fixado quando da aprovação do orçamento, estabelecido de acordo com a Convenção Condominial, geralmente fixado entre 5% e 10% da arrecadação mensal.
O síndico deve fazer aplicação financeira em nome do condomínio, com aprovação do conselho consultivo ou da assembléia geral para maior segurança. A utilização do fundo de reserva necessita da aprovação dos condôminos reunidos em assembléia.
O síndico poderá utilizar esse fundo para pagamento de despesas emergenciais, não previstas no orçamento. Nesse caso, é aconselhável dar ciência aos Conselheiros e ratificar a sua utilização, na próxima assembléia geral do condomínio.
São os gastos que um condomínio tem classificados como ordinários e extraordinários, conforme conceituação e divisão dos arts. 22 e 23 da Lei nº 8.245/91 (Lei do Inquilinato).
